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Ferramenta simples e fácil para fazer o seu planeamento

Uma ferramenta simples e fácil para fazer o seu planeamento

Para quem procura uma ferramenta de gestão fácil e eficaz não pode abrir mão de um folha de cálculo 5W2H. Esta ferramenta é extremamente útil para efetuar planeamento empresarial ou pessoal, muito simples de entender e fácil de aplicar. Eliminar a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas em diferentes áreas, e o 5W2H é excelente nesta área!

Utilizei sempre em grandes empresas e recomendo!

Esta metodologia costuma ser utilizada em projetos para avaliar, acompanhar e garantir que as atividades sejam executadas com clareza e excelência por todos os envolvidos. Ela funciona como uma espécie de guia, permitindo analisar passo a passo a estratégia definida.

O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês). Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam:

 

  • What?: o que será feito?

Primeiro deve-se identificar e descrever o problema de forma adequada. A gravidade desse problema varia durante o ano? As definições operacionais são claras? O sistema de medição de resultados é preciso e replicável?

  • Why?: por que será feito?

Qualquer explicação conhecida que contribua para a solução do problema deve ser declarada.

É preciso delimitar razões que justificam por que a meta foi proposta.

  • Where?: onde será feito?

Se um defeito ocorre numa parte do processo, onde está localizado? A partir desse diagnóstico, é mais simples determinar qual o setor da empresa ou em que área o problema em questão será resolvido.

  • When?: quando será feito?

Você tem uma meta a alcançar, portanto, precisa determinar quando cada uma das tarefas propostas será realizada e também a duração de cada uma delas.

Um instrumento de apoio aqui é um cronograma de ações.

  • Who?: por quem será feito?

Primeiro, veja quem são os indivíduos associados ao problema. Quais são os clientes que reclamam? Quais os operadores que estão com dificuldades?

Em seguida, defina quem será o responsável por cada ação prevista para alcançar a meta que estabeleceu.

  • How?: como será feito?

Nas etapas anteriores, você definiu quase tudo. Mas não há como colocar a estratégia em prática sem entrar nos detalhes sobre como esta será implementada.

É preciso estabelecer um plano específico para cada ação necessária, para que a meta determinada no início seja alcançada.

  • How much?: Quanto vai custar?

Como utilizar a 5W2H?

Antes de utilizar a ferramenta é preciso que determine uma estratégia de ação para  a identificação e proposição de soluções de determinados problemas que queira resolver. É preciso levar em conta os seguintes pontos:

  • Implementações sobre as causas do problema, e não sobre os seus efeitos;
  • Tenha a certeza que as suas ações não têm qualquer efeito colateral, caso contrário deverá tomar outras ações para eliminá-los;
  • É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de tais soluções.

 

Bom, espero ter te ajudado. Se tiver qualquer dúvida, entre deixe nos comentários.

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